오랜만에 경영층 보고서 작성 업무를 하다 보니 다시 신입 때로 돌아간 기분이었다.
이래선 안 되겠다 싶어서 다시 보고서 작성에 관한 책을 찾아보았다. 리디북스 안에 이미 신입 때 읽은 4권의 책이 있어서 다시 다운로드를 해놓고 새로 1권을 더 샀다.
이번에 산 책은 "실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법"이다. 일단 평점이 리뷰 수에 비해서도 압도적으로 높아서 샀는데 하루 만에 절반을 읽었는데 만족스럽다.
아래에는 읽으면서 중요하다고 생각되는 본문의 내용과 그에 대한 나의 생각을 적었다.
문서는 글이 아니라 말이다. 대화하는 것처럼 작성해야 한다.
문서 작성 전, 누구에게 무슨 메시지를 전할까를 생각해야 한다.
구성요소는 내가 말하고자 하는 내용이다. 각 요소는 핵심메시지, 설명 및 근거, 시각자료로 구성된다.
매끄러운 순서 확인은 혼잣말로 읽어본다.
빠르게 읽히는 문서란 읽는 순서와 시선이 같이 흘러간다.
문서디자인이란, 빠르고 확실히 전달하는 수단이다. 이는 균일한 간격과 정렬, 통일감으로 이뤄진다.
핵심메시지가 더 잘 읽히게 하기 위해서는 색, 강조, 통일감이 필요하다.
해당 내용은 쉽게 잘 읽히는 문서를 빠르게 작성하기 위함이다.
문서의 내용은 하나하나 이유가 다 있어야 한다.
이메일 공지는 '다른 건 몰라도 이것만 알면 돼!!'라는 느낌으로 작성하며, 유치원생도 이해하도록 써야 한다.
일 잘한다는 소리를 들으려면 상대의 시간을 아껴줘야 한다.
보고서는 꾸미기 놀이가 아니다. 쉽고 빠르게 이해를 시키는 것이다. 즉 메시지가 확실히 전달되는 것이 중요하다.
문서는 특별한 양식이 있는 것이 아니다. 상대와 내용에 맞게 변한다.
문서작성 업무능력을 인정받기 위해서는 문서의 진짜 역할과 문서의 목적을 파악해서 무엇이 중요한지를 인지해야 한다.
문서란 메신저로 할 말을 ppt나 엑셀 등 다른 도구로 "말"하는 것이다. 즉 메신저와 보고서는 목적과 역할이 같다.
보고서, 기획서, 계획서 등 실무의 문서는 양식과 법칙이 없다. 메신저처럼 전하고자 하는 말을 전하면 된다.
문서는 할 말(핵심메시지)과 근거/설명의 모음이다.
문서는 메신저이며 말을 전하는 역할을 한다. 즉 커뮤니케이션이다.
좋은 문서란 쉽고 빠르게 이해되며 무슨 말을 하고 싶은지가 명확하다. 또한 상대가 궁금해할 내용이 들어있고, 시각적으로 깔끔하다.
누구에게 무엇을 말하려고 하는가? 상대에게 주는 내 생각이나 메시지가 있는가?
가상의 메신저를 보낸다는 생각으로 메시지를 짜보아라. 나의 메시지를 듣고 상대가 "그래서요?", "왜요?", "더 말해보세요" 이런 반응이 오면 안 좋다. 매끄러운 대화가 되도록 생각해야 한다.
문서의 분류는 중요하지 않다.(보고서/기획서/품의서 등)
어색한 마무리가 안되도록 내 의견을 넣어야 한다.
문서의 구성요소는 정해진 양식이 아니다. 내가 말하고자 하는 것을 잘 전달할 수 있으면 된다.
구성 요소를 판단하는 기준은 다음과 같다. 1) 상대가 이걸 궁금해할까? 그렇다면 넣고, 아니면 뺀다. 2) 상대가 얼마나 알고 있는가? 많이 알면 빼거나 간략히, 모르면 상세히 넣는다.
항상 상대방이 내 문서를 어떻게 읽을지를 상상하며 작성한다.
메시지와 상대가 달라지면 문서의 내용도 달라진다.
핵심메시지는 구성요소에서 전하고자 하는 딱 한마디 다. 상대방 모두가 알아야 할 사항이다.
설명/근거는 왜? 어떻게? 언제? 등 질문에 대한 답변이다. 부가설명이라고도 볼 수 있다. 이 부분은 궁금하거나 모르는 사람만 본다.
시각자료는 핵심메시지를 더 빠르고 쉽게 이해하도록 도와준다.
문서는 메시지를 뽑고 구성 요소로 담는 게 30%, 순서를 정하고 구조를 탄탄하게 보완하는 게 50%, 가독성을 위한 문서의 디자인을 만드는 게 20%이다.
문서에는 내 의견이 들어가야 한다.
나를 포함한 우리 모두가 항상 인내심이 부족한 상태이고 시간도 부족한 상태이다. 그러니 핵심이 앞에 와야 한다.
문서의 완성도를 올리는 필수단계는 실제로 말해보는 것이다. 절대 눈으로만 읽지 말고 소리를 내야 한다. 발표용 문서가 아니더라도 무조건 읽어보아야 한다. 입 밖으로 꺼내는 말이 매끄러운 대화가 될 때까지 무한 반복하며 수정한다.
문서가 말처럼 이어지지 않는 3가지 경우는 다음과 같다. 1) 말의 순서가 매끄럽지 않은 경우 2) 나는 말하는데 문서에서는 빠져있는 경우 3) 나는 말을 안 하게 되는데 문서에는 크게 담겨있는 경우
보편적으로 문서의 초반에 결론이 예측 가능하도록 작성하고 입으로 읽었을 때 매끄럽게 만들어야 한다. 무조건 첫 장부터 읽기 시작한다. 말이 꼬이면 순서를 조정한다. 말에 맞춰서 자료를 추가한다. 문서에선 크게 강조하였으나 내용 흐름에 맞지 않거나 비약이 있으면 맨뒤의 부록을 만들거나 삭제한다.
목차는 "제가 앞으로 길게 말한 건데요"라는 말과 같다.
소제목은 " 아까 제가 말씀드렸던 ~"라는 말과 같다.
같은 단어의 반복이나 "아까~"와 같은 언급은 좋지 않다.
문서 작성의 핵심은 "문서가 잘 읽히게"가 아니라 "말이 잘 이어지게"이다.
각 장마다 빠르게 이해할 수 있도록 되어있는가? 문장의 길이가 아닌 상대가 이해를 위한 생각의 단계가 적게 작성되었는지가 중요하다. 3초 이내에 핵심메시지가 이해되도록 해야 한다.
생각의 단계를 줄여주어야 한다.
내가 말한 순서와 장의 순서가 같은가? 말을 하는 순서와 내용을 보는 시선이 동일하게 움직여야 한다.
순서의 단계에서는 1) 말의 순서가 매끄러운가 2) 구성이 탄탄한가 3) 이해단계가 적은가 4) 시선은 말의 흐름대로 가는가 를 고민한다.
문서의 디자인 단계에서는 꾸미는 대신 오직 가독성만 생각한다. 어떻게 꾸밀까가 아니라 왜 꾸미는가를 고민한다.
시선이 어지럽게 움직이지 않아야 깔끔하다. 시선이 모든 걸 결정한다. 이 부분에서 보는 사람의 시간을 절약해 주는 것이다. 방법은 1) 균일한 간격 확보 2) 정렬 3) 통일감이다.
간격은 문서 가장자리 간격, 요소 간의 간격, 텍스트 행간과 자간의 간격을 다룬다.
문서 디자인의 최악은 이야기나 시선이 일정한 방향성 없이 왔다 갔다 하는 것이다. 핵심메시지의 위치, 폰트의 크기, 요소의 크기와 모양을 조정하여 문서의 통일성을 향상시킨다.
강조보다는 통일성이 더 중요하다.
디자인 단계에서 안내선으로 가이드라인을 만들면 간격, 정렬, 통일감에 도움이 된다. 문서의 상, 하, 좌, 우에 최소한의 여백을 남겨야 한다.
ppt의 정렬 기능은 작업 속도를 높이는 1등 공신이다.
텍스트의 행간과 자간은 가독성 확보의 핵심이다. 폰트 크기를 키워 강조하는 것보다 글줄 간격(행간)을 조정하는 것이 가독성을 더욱 높인다.
문서에서 색의 사용 목적은 1) 내용의 대비를 보여주기(과거/현재, 약점/강점, 기존/변화 등) 2) 핵심메시지 부각 3) 문서에서 시선의 방향을 구분이다. "이 많은 내용 중 여기를 보세요"이다.
강조 : '중요한 것' 보다는 '진짜 바쁘면 이것만 읽어도 됩니다.'를 강조해야 한다.
디자인 : 예쁘게 만들기가 아니다. 오로지 가독성을 높이는 것을 목적으로 해야 한다. 빠르고 쉽게 인지시키는 것이 목적이다.
문서의 고민 순서는 1) 누구에게 무슨 말을 할 것인가? 2) 문서에 담을 구성요소는 무엇인가? 3) 핵심 메시지는 무엇인가? 4) 누군가가 궁금해할 내용에 대한 답변/근거/설명이 있는가? 5) 말을 했을 때 매끄러운가? 말이 매끄러우면 순서는 중요하지 않다. 핵심 메시지가 잘 보이면 된다. 6) 상대가 이해하기까지 걸리는 단계가 짧은 문장인가? 직관적인가? 7) 핵심메시지를 위한 시각화(표현)와 색/굵기(강조)를 하였는가?
같이 일하는 사람의 시간을 절약해 주자. 상대방을 생각하고 문서를 작성하자. 일도 똑같다.
전체적인 순서는 다음과 같다. 1) 문서의 작성을 시작하기 전에 듣는 사람에게 전할 메시지를 먼저 생각한다. 2) 메시지로부터 구성 요소를 정하여 핵심메시지, 설명/근거, 시각 자료를 문서에 담는다. 3) 첫 장부터 혼잣말로 내용을 훑으며 말을 해본다. 4) 말이 꼬인다면 순서를 다듬고, 말이 어색하다면 자료를 더 채우거나 빼기도 하며, 말이 너무 길어진다 싶으면 그 앞에 목차를 넣고, 같은 키워드를 반복해서 말하면 소제목을 붙여준다. 5) 빠르게 읽히는 한 장, 한 장을 위해 상대방의 이해의 단계가 짧은 커뮤니케이션으로 작성해야 하며, 내 말과 문서가 읽히는 시선이 같이 갈 수 있는지 검토한다. 6)이 작업을 끊임없이 반복하여 첫 장부터 끝장까지 말이 매끄럽게 들리고 내가 결론적으로 하려고 했던 메시지가 잘 전달되는지 본다. 7) 나의 메시지가 잘 전달되면 가독성을 위한 문서디자인을 시작한다. 8) 기본 기능으로 문서의 간격을 두고, 정렬을 맞춰 통일감 있게 다듬는다. 8) 직관적으로 이해시키기 위한 목적 하에 색을 사용한다. 9)'이것만 읽어도 이해가 가는 것'에 강조한다. 10) 누가 봐도 가독성 있고 깔끔한 보기 좋은 문서임을 확신한다.
아래는 정리한 내용입니다:
1. 문서는 대화하는 것처럼 작성해야 합니다. 글이 아닌 말로 표현하는 방식을 사용해야 합니다.
2. 문서 작성 전에는 누구에게 어떤 메시지를 전달할지를 고려해야 합니다.
3. 구성 요소는 핵심 메시지, 설명 및 근거, 시각 자료로 구성됩니다.
4. 매끄러운 순서 확인을 위해 혼잣말로 문서를 읽어보고 말이 매끄럽게 이어지지 않는 부분을 수정해야 합니다.
5. 읽기 쉬운 문서는 읽는 순서와 시선이 일치해야 합니다. 말이 매끄럽게 이어지도록 구성해야 합니다.
6. 문서 디자인은 빠르고 명확한 전달을 위한 도구입니다. 균일한 간격과 정렬, 통일감을 유지해야 합니다.
7. 핵심 메시지를 강조하기 위해 색상, 강조 효과, 일관된 스타일을 사용해야 합니다.
8. 문서를 쉽게 읽히도록 작성하기 위해 노력해야 합니다.
9. 문서의 내용은 설명되어야 할 이유가 있어야 합니다.
10. 이메일 공지는 간결하고 이해하기 쉽게 작성해야 하며, 유치원생도 이해할 수 있도록 써야 합니다.
11. 다른 사람의 시간을 아껴주어야 일 잘한다는 평가를 받을 수 있습니다.
12. 보고서는 간결하고 쉽게 이해시키는 것이 목표입니다. 메시지가 명확히 전달되어야 합니다.
13. 문서는 상황과 대상에 맞게 유연하게 작성되어야 합니다.
14. 문서 작성 업무 능력을 인정받기 위해서는 문서의 역할과 목적을 이해하고 중요한 내용을 인지해야 합니다.
15. 문서는 메신저로 할 말을 문서 형태로 전달하는 것입니다. 메신저와 보고서는 목적과 역할이 같습니다.
16. 실무 문서는 특정한 양식이 필요하지 않습니다. 상황과 내용에 맞게 작성됩니다.
17. 문서는 메시지를 전달하는 역할을 하므로 커뮤니케이션의 일부입니다.
18. 좋은 문서는 이해하기 쉽고 명확한 메시지를 전달하며, 상대방이 궁금해할 내용을 담고 있으며, 시각적으로 깔끔해야 합니다.
19. 누구에게 무엇을 전달하려는지 생각하며 문서를 작성해야 합니다.
20. 가상의 메신저를 보낸다는 생각으로 메시지를 구성해야 합니다. 매끄러운 대화를 위해 노력해야 합니다.
21. 문서의 분류는 중요하지 않습니다. 상황에 맞게 작성하면 됩니다.
22. 어색한 마무리를 피하기 위해 개인적인 의견을 넣어야 합니다.
23. 구성 요소는 정해진 양식이 없습니다. 전달하고자 하는 내용을 잘 담으면 됩니다.
24. 구성 요소를 판단할 때는 상대방의 궁금증과 이해 수준을 고려해야 합니다.
25. 항상 상대방이 문서를 어떻게 읽을지를 상상하며 작성해야 합니다.
26. 메시지와 상대방이 달라지면 문서의 내용도 달라집니다.
27. 핵심 메시지는 딱 한 문장으로 전달되어야 합니다. 모든 사람이 알아야 할 중요한 내용입니다.
28. 설명과 근거는 질문에 대한 답변을 포함합니다. 궁금한 사람만 읽게 됩니다.
29. 시각 자료는 핵심 메시지를 빠르고 쉽게 이해할 수 있도록 도와줍니다.
30. 문서 작성은 메시지를 추출하고 구성 요소로 정리하는 것이 30%입니다. 순서와 구조를 조정하여 완성도를 높이는 것이 50%입니다. 문서 디자인은 20%입니다.
31. 문서에는 개인의 의견이 반영되어야 합니다.
32. 우리 모두가 인내심이 부족하고 시간이 부족한 상황이므로 핵심이 앞에 오도록 해야 합니다.
33. 문서의 완성도를 높이기 위해 실제로 말해보는 것이 필수 단계입니다. 소리로 읽어보며 말이 매끄럽고 내가 전하고자 하는 메시지가 잘 전달되도록 수정해야 합니다.
34. 문서가 말처럼 이어지지 않는 경우는 다음과 같습니다. 1) 말의 순서가 매끄럽지 않은 경우 2) 나는 말하는데 문서에서는 빠져있는 경우 3) 나는 말을 안 하게 되는데 문서에는 크게 담겨있는 경우
35. 문서의 초반에는 예측 가능한 결론이 있어야 합니다. 읽는 순서는 첫 장부터 시작되므로 매끄러운 대화를 위해 말이 꼬이면 순서를 조정하고, 어색하면 자료를 추가하거나 삭제합니다. 핵심 메시지를 잘 보이도록 하기 위해 목차를 앞에 넣거나 소제목을 붙일 수 있습니다.
문서작성을 위한 체크리스트
- 문서 작성 전 단계 체크리스트:
- 누구에게 어떤 메시지를 전달할 것인지를 명확히 정의하였는가?
- 구성 요소를 결정하여 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 포함하였는가?
- 말이 매끄럽게 이어지도록 확인하는 체크리스트:
- 혼잣말로 문서를 읽어보고 말이 매끄럽게 이어지는지 확인하였는가?
- 문서의 순서와 말의 순서가 일치하는지 확인하였는가?
- 시선이 말의 흐름대로 가는지 검토하였는가?
- 읽기 쉬운 문서를 위한 체크리스트:
- 문서의 각 장이 빠르고 쉽게 이해될 수 있도록 작성되었는가?
- 상대방의 이해의 단계를 고려하여 문장을 직관적으로 작성하였는가?
- 문서의 구성 요소에서 핵심 메시지를 빠르고 명확하게 인지할 수 있는지 확인하였는가?
- 문서디자인을 위한 체크리스트:
- 문서의 간격과 정렬이 균일하며 통일감이 있는지 확인하였는가?
- 핵심 메시지를 강조하기 위해 적절한 색상, 강조 효과, 일관된 스타일을 사용하였는가?
- 문서의 가독성을 높이기 위해 필요한 디자인 요소를 고려했는가?
- 완성도를 높이기 위한 체크리스트:
- 말이 매끄럽게 이어지도록 문서를 수정하였는가?
- 문서를 실제로 읽어보고 발표나 대화처럼 말이 매끄러운지 확인하였는가?
- 문서의 내용이 명확히 전달되며 가독성이 좋은지 확신하였는가?
혹여나 시간이 지나 각 체크리스트의 확인 사항이 왜 필요한지 기억이 안날 때를 대비하여 설명을 붙여서 작성했습니다.
- 문서 작성 전 단계 체크리스트:
- 누구에게 어떤 메시지를 전달할 것인지를 명확히 정의하였는가? => 문서를 작성하기 전에 목표 독자나 수신자를 명확히 설정하여 메시지를 전달해야 합니다. 이는 문서의 내용과 스타일을 결정하는 데에 도움이 됩니다.
- 구성 요소를 결정하여 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 포함하였는가? => 문서의 구성 요소를 명확히 결정하고 포함하여 핵심 메시지를 강조하고, 설명과 근거를 제공하며, 시각 자료를 통해 내용을 시각적으로 보여줘야 합니다.
- 말이 매끄럽게 이어지도록 확인하는 체크리스트:
- 혼잣말로 문서를 읽어보고 말이 매끄럽게 이어지는지 확인하였는가? => 혼잣말로 문서를 읽으면서 말이 자연스럽게 이어지는지 확인하여 문서의 흐름을 개선할 수 있습니다.
- 문서의 순서와 말의 순서가 일치하는지 확인하였는가? => 문서의 구성 요소와 내용이 말하는 순서와 일치해야 합니다. 일관성 있는 흐름으로 문서를 작성하여 읽는 사람이 혼란을 최소화할 수 있습니다.
- 시선이 말의 흐름대로 가는지 검토하였는가? => 문서의 시선이 읽는 사람이 말하는 순서에 따라 자연스럽게 흘러가는지 확인하여 이해를 돕는 효과적인 구성을 할 수 있습니다.
- 읽기 쉬운 문서를 위한 체크리스트:
- 문서의 각 장이 빠르고 쉽게 이해될 수 있도록 작성되었는가? => 문서의 각 장은 명확하고 직관적으로 이해할 수 있는 구성으로 작성되어야 합니다. 내용을 간결하게 정리하고 필요한 부분을 포함시켜야 합니다.
- 상대방의 이해의 단계를 고려하여 문장을 직관적으로 작성하였는가? => 문장은 상대방의 이해 수준을 고려하여 직관적이고 명확하게 작성되어야 합니다. 이해하기 쉬운 언어와 구조를 사용하여 정보 전달에 도움이 됩니다.
- 문서의 구성 요소에서 핵심 메시지를 빠르고 명확하게 인지할 수 있는지 확인하였는가? => 문서의 구성 요소는 핵심 메시지를 강조하고, 설명과 근거를 명확하게 제공해야 합니다. 핵심 메시지가 눈에 잘 띄고 이해하기 쉬워야 합니다.
- 문서디자인을 위한 체크리스트:
- 문서의 간격과 정렬이 균일하며 통일감이 있는지 확인하였는가? => 문서의 간격과 정렬은 일관성과 통일감을 유지해야 합니다. 이는 문서의 가독성을 향상시키고 전체적인 미적인 효과를 줄 수 있습니다.
- 핵심 메시지를 강조하기 위해 적절한 색상, 강조 효과, 일관된 스타일을 사용하였는가? => 핵심 메시지를 시각적으로 강조하기 위해 색상, 강조 효과 및 일관된 스타일을 사용해야 합니다. 이는 중요한 내용을 눈에 띄게 하여 전달력을 강화시킵니다.
- 문서의 가독성을 높이기 위해 필요한 디자인 요소를 고려했는가? => 문서의 가독성을 향상시키기 위해 간격, 정렬, 폰트 크기, 행간과 자간 등을 고려해야 합니다. 읽는 사람이 내용을 편리하게 인지하고 이해하기 쉬운 디자인 요소를 고려하는 것이 중요합니다.
- 완성도를 높이기 위한 체크리스트:
- 말이 매끄럽게 이어지도록 문서를 수정하였는가? => 문서를 다시 검토하여 말의 흐름을 개선하고, 문장 간의 연결성을 강화하기 위해 필요한 수정을 진행해야 합니다.
- 문서를 실제로 읽어보고 발표나 대화처럼 말이 매끄러운지 확인하였는가? => 문서를 읽어보면서 실제 발표나 대화처럼 말이 자연스럽고 매끄러운지 확인해야 합니다. 읽는 사람의 관점에서 문서를 평가하고 필요한 수정을 가할 수 있습니다.
- 문서의 내용이 명확히 전달되며 가독성이 좋은지 확신하였는가? => 문서의 내용이 명확하게 전달되고, 가독성이 좋은지 확신해야 합니다. 필요에 따라 문서의 구성 요소를 재조정하고, 텍스트와 시각 자료를 조화롭게 배치하여 내용을 명확하게 전달할 수 있습니다.